Aktendigitalisierung: Der Schritt in die Zukunft
Wir verwandeln Dokumente in Daten
Umfangreiche Aktenbestände benötigen viel Raum und sind oft schwer zugänglich, wenn spezifische Informationen benötigt werden. Die Frye GmbH möchte Sie daher im Bereich der Aktendigitalisierung und Indexierung unterstützen. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Archivierung von Papierdokumenten an.
Damit Sie Ihre Dokumente nach der Digitalisierung schnell und bequem wiederfinden können, bieten wir Ihnen auf Wunsch eine Indexierung (Verschlagwortung) gemäß Ihren Vorstellungen und Anforderungen sowie eine automatische Volltextanalyse (OCR) an. Nach der Digitalisierung und Indexierung werden die Daten auf digitale Speichermedien wie CD, DVD oder Festplatte gesichert.
Wir digitalisieren Dokumente bis zum Format DIN A3. Dazu zählen unter anderem:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Schriftverkehr
- Bauunterlagen
- Zeichnungen
Zusätzliche Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente
Zu unserem Service gehören neben der Digitalisierung und Indexierung auch ergänzende Tätigkeiten, wie das Entklammern, Ausheften aus Ordnern und die Rückheftung nach dem Archivieren. Die Bearbeitung der Dokumente erfolgt dabei unter Berücksichtigung des Datenschutzes. Optional kann, nach Ihrer Genehmigung, die datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 32757 (siehe auch Aktenvernichtung) der archivierten Unterlagen durch uns erfolgen. Durch den Einsatz hochwertiger Scanner garantieren wir Ihnen eine exzellente Qualität.
Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben sich gemäß BDSG § 5 (Bundesdatenschutzgesetz), dem deutschen Bankgeheimnis, dem Sozialgeheimnis gemäß § 35 SGB I sowie dem Datenschutzgesetz gemäß § 6 LDSG verpflichtet! Zudem haben alle Mitarbeiter ein Führungszeugnis vorgelegt.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
So läuft die Aktendigitalisierung reibungslos ab?
1. Vorbereitende Schritte zur Digitalisierung (Scannen)
Als Kunde benötigen Sie lediglich, die Daten, die digitalisiert werden sollen, zu sammeln, ohne diese im Vorfeld sortieren oder umpacken zu müssen. Auf Wunsch holt Beck Umzug das Beleggut direkt bei Ihnen ab und gewährleistet, dass es unbeschädigt und unter Einhaltung des Datenschutzes an die zuständige Abteilung übergeben wird. Falls Sie eine größere Menge an Daten archivieren möchten, teilen Sie uns bitte Ihren gewünschten Fertigstellungstermin mit.
Die Vorbereitung für das Scannen und Digitalisieren beinhaltet folgende Dienstleistungen:
- Entnahme des Belegguts aus den individuellen Aufbewahrungssystemen der Kunden(z.B. Leitzordner)
- Entfernen von eventuell vorhandenen Heftklammern oder anderen Befestigungselementen jeglicher Art
- Reparatur (kleben, bügeln, usw.) von beschädigten Beleggut im Rahmen der technischen Möglichkeiten
2. Scannen
Der Beck Umzug Archiv Service stellt Ihnen einen umfassenden Scanservice zur Verfügung. Damit sparen Sie sich die mühsame Arbeit, da herkömmliche Scanner für den Dauerbetrieb nicht geeignet sind. Unsere leistungsstarken Scanner ermöglichen das Scannen von Dokumenten bis zur Größe DIN A3. Somit stellen auch umfangreiche Bauunterlagen in der Regel kein Hindernis dar. Sollte das bereitgestellte Beleggut nicht scanbar sein, fertigen wir Kopien an.
Durch den Scanprozess werden Ihre Dokumente in digitale Daten umgewandelt. Die Inhalte werden im Dateiformat PDFA oder TIFF gespeichert, welche gängige Formate für die Archivierung von Akten darstellen.
2.1 Scannen je Blatt
Das zu digitalisierende Beleggut wird vom Beck Umzug Archiv Service gescannt, komprimiert und vorübergehend gespeichert. Die Qualität wird während des Scanvorgangs direkt am Arbeitsplatz überwacht. Bei unzureichender Scanqualität wird das betroffene Dokument zur Optimierung des Ergebnisses mit angepassten Parametern erneut gescannt. Die Vollständigkeit der Scans wird durch die eingesetzte Technik (3 Ultraschallsensoren-Doppelblattkontrolle) sichergestellt.
2.2 Kopie
Sollte es sich bei dem bereitgestellten Beleggut um Dokumente größer als DIN A3, Hardcover, nicht abriebfestes Material oder ähnliche Faktoren handeln, die das Scannen erschweren, stellt dies in der Regel kein Problem dar. In diesem Fall erstellt der Beck Umzug Archiv Service Kopien (bis DIN A3), sodass Sie sicherstellen können, dass alle Ihre Daten ordnungsgemäß digitalisiert werden.
3. Archivierung leicht gemacht: Ihre Dateien sicher und ordentlich speichern!
Beck Umzug Archiv Service fasst die digitalisierten Informationen, je nach Größe der anfallenden Datenmengen, in einer oder mehreren Dateien zusammen und speichert diese auf einem digitalen Speichermedium. Für die Archivierung dieser Dateien können folgende digitale Speichermedien ausgewählt werden:
3.1 CD-ROM
Die größte Dateigröße, die auf diesem Speichermedium abgelegt werden kann, beträgt maximal 600 MB.
Dies entspricht etwa dem Volumen von rund 30 umfangreichen Leitzordnern.
3.2 DVD-ROM
Die höchste Dateigröße, die auf diesem Medium gespeichert werden kann, beträgt 4,7 GB.
Dies entspricht ungefähr dem Inhalt von rund 220 großen Leitzordnern.
3.3 Weitere digitale Datenträger
Zusätzliche digitale Speicherlösungen, wie beispielsweise Festplatten und ähnliche Geräte, können auf Anfrage bereitgestellt werden.
3.4 Download
Zugänglichmachung der Digitalen Akte zum Herunterladen auf unserem FTP-Server.
4. Nachbereitende Maßnahmen
Beck Umzug Archiv Service bringt die gescannten Unterlagen in ihren ursprünglichen Zustand zurück in die entsprechenden Behälter. So können sie unverändert wieder in Ihr lokales Datenarchiv überführt werden. Angefertigte Kopien werden entfernt und sicher entsorgt. Auf Wunsch bietet Beck Umzug Archiv Service an, die gescannten Unterlagen nach Abschluss der Digitalisierung zu schreddern.
5. Indizierung zur einfachen Auffindbarkeit
Sie bestimmen, welche Kriterien für die Sortierung der Daten gelten und mit welchen Suchbegriffen diese verknüpft werden. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelt Beck Umzug Archiv Service eine maßgeschneiderte Indizierungsmaske, die später in der Lesesoftware zum Einsatz kommt. Diese Lesesoftware ist für jeden einzelnen Datenträger unerlässlich, um die dort gespeicherten Daten auf einfache Weise lesbar zu gestalten. Das bedeutet, dass in dieser Software die Suchbegriffe abgefragt werden, nach denen die Indizierung erfolgt ist.
Sie haben die Möglichkeit, bis zu 10 Schlagworte festzulegen, wobei jedes Schlagwort maximal 15 Zeichen lang sein darf und dies je Datenträger. Die Frye GmbH übernimmt dann die manuelle Indizierung und verwendet hierfür eine revisionssichere Software.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine automatisierte Volltextanalyse (OCR) durchzuführen. Dadurch können Sie die Daten flexibel nach beliebigen Begriffen durchsuchen. Die Dateien werden anschließend im PDF- oder PDFA-Format gespeichert.
6. Erstellung eines Probearchivs
Ein Probearchiv ermöglicht es Ihnen, den Umfang der Leistungen anhand realer Archivbestände zu testen und den Aufwand besser einzuschätzen. So können Sie auch im Voraus die Archivierung unterschiedlicher Belegarten betrachten. Beck Umzug Archiv Service bietet Ihnen die Gelegenheit, ein Probearchiv mit einer Auswahl Ihrer Akten zu erstellen. Die dabei anfallenden Kosten werden bei einer späteren Auftragserteilung mit dem Auftragswert verrechnet.
7. Sichere Aktenaufbewahrung
Beck Umzug Archiv Service ist gemäß der SVG DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert für den Bereich der Aktenarchivierung. Daher bewahren wir Ihre digitalisierten Daten gerne in unserem Hochsicherheitslager auf. Höchste Diskretion und optimale Sicherheitsvorkehrungen sind bei Beck Umzug Archiv Service garantiert.
Ihre Akten, Dokumente und Pläne sowie Ihre elektronischen Datenträger werden sicher und vertraulich bei uns gelagert. Jedes Archivstück wird erfasst und eindeutig gekennzeichnet, sodass ein schneller Zugriff im Bedarfsfall gewährleistet ist. Vereinbarte Vernichtungszeitpunkte werden mit Ihnen abgestimmt und entsprechen den geltenden Fristen für die jeweiligen Unterlagen.
Hier finden Sie Informationen zur Aktenarchivierung bei Beck Umzug Archiv Service: Mehr erfahren
8. Aktenvernichtung
Nachdem Sie das digitalisierte Material überprüft haben, übernimmt Beck Umzug Archiv Service auf Wunsch und nach Freigabe durch den Kunden die Vernichtung der Akten. Dabei halten wir uns an alle geltenden Gesetze und Vorschriften, die für das Schreddern von Akten relevant sind. Auch bei der Aktenvernichtung legen wir größten Wert auf Datensicherheit und befolgen einen festgelegten Ablauf.
Folgende Schritte werden durchgeführt:
- Erfassen des Beleggutgewichtes
- Vernichten des Beleggutes gemäß Sicherheitsstufe P4 in einer Schredderanlage, gefolgt von einer sofortigen Ballenpressung,
- Recycling des geschredderten Materials,
- Erstellen eines Vernichtungsprotokolls nach erfolgten Vernichtung.
Gerne stehen wir Ihnen für eine individuelle Beratung zur Archivierung Ihrer Akten zur Verfügung.
