Aktenarchivierung
AKTENARCHIVIERUNG Wir bieten Ihren Akten einen sicheren Platz
Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Bei uns sind Ihre Akten, Dokumente, Pläne oder digitalen Datenträger, die über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen, sicher und vertraulich gelagert. So ersparen Sie sich die mühsame Suche nach alten Unterlagen und die Notwendigkeit, große Lagerflächen bereitzustellen. Die externe Aktenarchivierung ermöglicht Ihnen jederzeit einen schnellen Zugriff auf Ihre Daten – entweder digital an Ihrem Computer oder auch im Originalformat.
Die Frye GmbH ist von der SVG nach DIN EN ISO 9001:2015 für den Bereich Aktenarchivierung zertifiziert. Wir behandeln Ihr Eigentum mit größter Sorgfalt und gewährleisten Ihnen erstklassige Sicherheitsmaßnahmen.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
Akten sicher lagern
Die sorgfältige Aufbewahrung von Akten erfordert einige wichtige Maßnahmen. Bei der Fyre GmbH stellen wir sicher, dass wir sämtliche relevanten Vorschriften einhalten und überprüfen regelmäßig deren Umsetzung. So können wir unseren Kunden einen verlässlichen und sicheren Service gewährleisten. Dazu gehört, dass wir auf Wunsch Ihre Unterlagen mit unseren Fahrzeugen abholen und sie in eines unserer Hochsicherheitslager transportieren. Wir erfassen Ihre Dokumente stets unter Angabe von Kostenstellen, Abteilungen, Suchbegriffen, Zugriffsrechten sowie festgelegten Vernichtungsfristen.
Wie erfolgt die Lagerung Ihrer Akten?
Jedes Ihrer Archivobjekte erhält eine eindeutige Kennzeichnung durch einen Barcode. Je nach Anforderung kann eine Erfassung bis auf die Ebene einzelner Belege erfolgen. Unsere speziell entwickelte Archivsoftware gestattet eine schnelle Dokumentsuche mithilfe von Schlüsselwörtern oder Codes. Bevor die endgültige Lagerung stattfindet, werden alle Daten nochmals gründlich überprüft und abgeglichen. Die anonymen Archivboxen und die willkürlich zugewiesenen Lagerplätze gewährleisten einen Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Aktenauslagerung - Ihre Vorteile auf einen Blick
- Reduzieren Sie Ihre Kosten um bis zu 70 % mit unserem Hochsicherheitslager!
- Garantierter Datenschutz
- Schnelle Verfügbarkeit Ihrer Dokumente
- Entdecken Sie mehr!
- Sichern Sie Ihre Daten mit Profis
- Handeln Sie jetzt!
- Strukturierung von Inhouse-Archiven
- Aktensicherung und -rettung
- Vermietung von Archivierungssoftware
- Datenschutzkonforme Aktenvernichtung
Einhaltung der Fristen für die Aktenarchivierung
Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen führen dazu, dass die Anzahl Ihrer Akten stetig zunimmt. Dies kann es für Unternehmen herausfordernd machen, alle Fristen im Blick zu behalten und die Akten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ordnungsgemäß zu vernichten. Entscheiden Sie sich für eine externe Aktenarchivierung, übernimmt die Frye GmbH diese Aufgabe für Sie. Bereits bei der Einlagerung wird der Zeitpunkt der Vernichtung festgelegt. So wird sichergestellt, dass die gesetzlichen Fristen eingehalten werden und gleichzeitig keine übermäßige Menge an Akten angesammelt wird.
Bei der Vernichtung von Akten halten wir uns an einen klar definierten Prozess, um die hohen Standards in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Sollte es Änderungen in den Vorgaben geben, wird auch der Zeitpunkt der Vernichtung entsprechend angepasst. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, die Aufbewahrung über die gesetzliche Frist hinaus zu verlängern.
Archivierung digitaler Rechnungen und Informationen
In der heutigen Zeit sind zahlreiche Rechnungen, Verträge und andere wichtige Informationen ausschließlich in digitaler Form vorhanden. Dennoch entbindet Sie dies nicht von den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Elektronische Daten können auf Speichermedien wie CDs, DVDs oder Festplatten gesichert werden, die anschließend in unserem Hochsicherheitslager verwahrt werden. Dabei ist es entscheidend, darauf zu achten, dass die Daten revisionssicher archiviert werden. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind.
Digitale Informationen bieten Ihnen den Vorteil, dass wir Ihnen diese bei Bedarf direkt an Ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung stellen können. Daher ist es empfehlenswert, Dokumente regelmäßig digital zu archivieren. Wir stehen Ihnen gerne unterstützend zur Seite: Erfahren Sie mehr.
Persönlicher Service
Unser kompetentes Team steht Ihnen als vertrauenswürdige Ansprechpartner in allen Belangen der Aktenarchivierung zur Verfügung – sei es bei der Abholung, der sicheren Aufbewahrung oder der fachgerechten Vernichtung. Dadurch können wir jederzeit schnell und flexibel auf Ihre Bedürfnisse reagieren.
Wir sind Ihr zuverlässiger Partner, wenn es um Diskretion, Verlässlichkeit und einen professionellen Service im Bereich der externen Archivaufbewahrung geht.
